Dlaczego warto poprawić procesy w firmie?

Jak firma traci na źle zaprojektowanych procesach

W wielu koncepcjach inżynierii procesowej – na czele z najbardziej chyba znanymi six sigma green belt i six sigma black belt – uwaga skupiona jest na całokształcie procesów. Analizuje się zarówno poszczególne wycinki działalności, na przykład proces produkcyjny, tworzenie i obrót dokumentacją, jak też funkcjonowanie firmy jako całości, czyli także punkty wspólne wielu procesów. Wtedy można wychwycić niedostatki, błędy lub po prostu elementy zbędne. Szkolenia Green Belt to inwestycja, która w wielu firmach zwraca się niemal błyskawicznie.

Produktu nie można poprawiać w nieskończoność – procesy tak

To, jak wygląda produkt, jest niejako z góry określone. Wachlarz możliwości jest zawężany przez obowiązujące normy, oczekiwania odbiorców czy charakterystykę dostępnych materiałów. Procesy są natomiast zdecydowanie bardziej elastyczne. O ile więc produkt można dopracować, to w pewnym momencie przyjmuje on formę skończoną. Procesy wymagają ciągłej analizy i modyfikacji.

• Nadmiarowe procesy, które nie wnoszą wartości dodanej, nawet jeśli nie generują kosztów wprost, to zajmują czas, a ten koniec końców pojawi się też w jakiejś formie z dokumentach finansowych.

• Błędy procesowe mogą zauważalnie spowalniać produkcję lub dystrybucję, powodować zatory towarowe lub niewystarczające zatowarowanie magazynów produkcyjnych.

• Wadliwie zaprojektowane procesy często wymagają zatrudnienia większej liczby personelu, co generuje dodatkowe koszty albo – jeśli się nie zwiększy zatrudnienia – wpłynie na przyspieszoną rotację pracowników.

• Wszelkie procesy koniec końców stanowią koszt – gdy się je uprości, spadają wydatki, więc przy zachowaniu ceny produktu nadal można zwiększać zyski organizacji.

• Przejrzyste procesy pozwalają łatwo rozwijać działalność lub modyfikować jej profil, ponieważ sposób działania firmy jest jasno i precyzyjnie opisany na każdym szczeblu.

• Nieprawidłowo zaprojektowane procesy mogą stać się przyczyną wad produktu, a w konsekwencji także zwiększyć niezadowolenie odbiorców.

Inżynieria procesów działa w każdej skali

Jest takie przekonanie, że na inżynierii procesów powinny skupiać się przede wszystkim duże firmy. To po części prawda, bo tam błędy procesowe generują największe koszty, ale to w małych i średnich firmach są one najbardziej bolesne, jako że duża organizacja z efektu skali może korzystać również po to, żeby koszty minimalizować w inny sposób. Warto więc pomyśleć o tym, czy choćby techniki six sigma nie są właśnie tym, czego trzeba w małej, rozwijającej się firmie, która musi na rynku mierzyć się z widocznie silniejszą konkurencją.