Firma zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania, z uwagi na potrzebę ewidencji sporej liczby dokumentów. Dotychczas ich rejestracja dokonywana była w plikach Excel i teczkach papierowych.

Dzięki wprowadzeniu systemu, pracownicy czterech sekretariatów rejestrują miesięcznie ponad 2 tysiące różnego rodzaju dokumentów wraz z elektronicznymi załącznikami. Chodzi między innymi o faktury zakupu, pisma zewnętrzne, druki i podania.

- Program wspomaga także zarządzanie majątkiem trwałym i zapewnia stały dostęp do informacji o jego poszczególnych składnikach - wyjaśnia Sebastian Nowak, kierownik zespołu wdrożeniowego w firmie SENTE Systemy Informatyczne Sp. z o.o. - Możliwe jest to dzięki ewidencji dokumentacji dotyczącej budynków, przeglądów i odbiorów oraz dokumentów związanych z prowadzonymi przez firmę inwestycjami.

System ułatwia również pracę pełnomocnika zarządu ds. zarządzania jakością, odpowiedzialnego w firmie m.in. za przygotowywanie projektów procedur, rozporządzeń prezesa spółki, wdrożenie i utrzymanie procesów niezbędnych dla Systemu Zarządzania Jakością spółki.

Programem objęci zostali także pracownicy działu księgowości, nadzoru właścicielskiego, inwestycji i zakupów oraz kierownicy oddziałów, i pielęgniarki przełożone.

Obecnie dostawca oprogramowanie dokonuje weryfikacji założeń określonych w analizie przedwdrożeniowej i bieżącej modyfikacji systemu.